ZAPROSZENE DO SKŁADANIA OFERT: Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miasta i Gminy Człopa w 2017 r.

 ZAPROSZENIE

DO SKŁADANIA OFERT

Zamawiający:

Gmina Człopa

reprezentowana przez

p. Zdzisława Kmieć – Burmistrza Miasta i Gminy Człopa

Adres:

ul. Strzelecka 2, 78-630 Człopa

Tel. (067) 259 10 69,  fax (067) 259 10 65

www.czlopa.pl

województwo zachodniopomorskie, powiat wałecki

zaprasza

do złożenia ofert na:

Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miasta i Gminy Człopa w 2017r.

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych -(j.t.) (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn.zm.), a wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30.000 euro (art. 4 pkt. 8 ustawy)

I.  Opis Przedmiotu Zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt. 1-4 ustawy Prawo pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miasta
   i Gminy Człopa w zakresie: przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek zgodna z ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe ( Dz. U z 2012. poz. 1529)

2. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany zamówienia, rezygnacji z niektórych pozycji wymienionych w formularzu cenowym.

3. Wykaz zamawianych usług:

1)      Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:

a)      zwykłe- przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym
 i zagranicznym,

b)      zwykłe priorytetowe- przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

c)      polecone- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

d)     polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym
 i w obrocie zagranicznym.

e)      Koszty zwrotu przesyłek nieodebranych

2)      Przez paczki pocztowe rozumie się paczki:

-     zwykłe- rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii

4. Wykonawca zagwarantuje stałe ceny usługi pocztowej dla Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy. Zamawiający wyraża zgodę na zmianę wynagrodzenia tylko w przypadku zmiany podatku VAT.

II.   Szczegółowe informacje dotyczące wykonanej usługi:

1. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczane do powszechnych usług pocztowych
   z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym
   w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wykonawczego (Dz. U. z 2013r. poz. 545).
2. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.

3. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca  w kraju i za granicą za porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.

4. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
5. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie ( pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.
6. Przyjmuje się, że koszt zwrotu przesyłki po wyczerpaniu możliwości doręczenia                  ( wydania ) jest równy kosztowi wysłania przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii
7. Uiszczenie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą.

8. Do przesyłek używane będą potwierdzenia odbioru Wykonawcy. Waga przesyłki określona będzie
   w stanie zamkniętym.
9. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę
10. Za okres rozliczeniowy uznaje się miesiąc kalendarzowy.
11. Zamawiający zobowiązuje się do:

a)      prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach.

b)      sporządzania w dwóch egzemplarzach ( w tym jeden dla Wykonawcy ) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych, wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą

c)      sporządzenia w dwóch egzemplarzach ( w tym jeden dla Wykonawcy ) zestawień ilościowo- wartościowych nadanych przesyłek rejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą.

III.  Miejsce i termin wykonania zamówienia

1. Wykonawca będzie odbierał i dostarczał przesyłki do Urzędu Miasta i Gminy Człopa, ul. Strzelecka 2, 78-630 Człopa. Usługa będzie świadczona pięć razy w tygodniu tj od poniedziałku do piątku w godzinach:

- dostawa najpóźniej do godz. 11.00

- odbiór  do 14.00

2. Nieprzestrzeganie ww. godzin przez Wykonawcę stanowić będzie przesłankę do rozwiązania umowy z winy Wykonawcy.

3. Umowa zostanie zawarta  na okres od 02.01.2017r.- 31.12.2017r.

4. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn usług zrealizowanych
w zakończonym okresie rozliczeniowym tj miesiącu kalendarzowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzana co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych.

5. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania cenowego. Zamawiający zastrzega sobie, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb  Zamawiającego i mogą odbierać od ilości podanych w formularzu cenowym.

7. Podane w formularzu cenowym złożonym wraz z ofertą ilości poszczególnych przesyłek są ilościami szacunkowymi.

IV. Informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

1. Formularz ofertowy  z danymi oferenta ( załącznik nr 1)
2. Formularz cenowy ( załącznik nr 2)
3. Projekt umowy z uwzględnieniem powyższych zapisów, opracowany przez wykonawcę.

V.  Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z potencjalnymi wykonawcami :

Do porozumiewania się z potencjalnym Wykonawcą w sprawach związanych z niniejszym zapytaniem cenowym upoważniona jest:

Edyta Manysiak-  sekretarka; tel. 67 259 10 69

VI.  Miejsce i Termin Złożenia Ofert

1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego ( osobiście, za pośrednictwem poczty lub kuriera) na adres Urząd Miasta i Gminy Człopa, ul. Strzelecka 2, 78-630 Człopa do dnia 20 grudnia 2016 r. do godz. 9.45, pokój nr 3  ( sekretariat )

2. Oferty należy składać w zamkniętej kopercie opisanej „ Zapytanie ofertowe na usługi pocztowe
   w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miasta i Gminy Człopa"

„ Nie otwierać przed 20.12.2016r przed godz. 10.00"

VII.   W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną państwo poinformowani odrębnym pismem
o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.

VIII.   Załączniki

1. Formularz ofertowy ( załącznik nr 1)
2. Formularz Cenowy ( załącznik nr 2)                                                                                                        Burmistrz Miasta i Gminy Człopa

                                                                                                                                               mgr  Zdzisław Kmieć

Człopa, dnia 13.12.2016r.